为了加强学院会议室的使用管理，提高使用效率，保证教学、科研及行政工作的顺利进行，根据《武汉大学房产管理暂行办法》（武大后字﹝2017﹞2号）《关于印发《化学与分子科学学院会议室使用管理办法》的通知》（武大化字﹝2023﹞8号）等文件精神，结合学院实际，制定本管理办法。
一、会议室日常管理
1.学院党政办公室负责会议室的统筹使用管理，包括使用安排、物资调配、经费结算、办法解释等。
学院安全与实验室管理办公室负责会议室设备维护，包括空调、音视频系统、网络、监控系统、消防设施等仪器设备的安装和维护，纳入学院消防安全维保管理。
学院物业指定会议室管理员负责会议室的日常管理，包括使用需求对接、开门关门、日常维护、设备配件保管、消防安全等。
2.学院会议室主要用于召开各类工作会议和开展学术活动，并根据会议、活动的性质和人数预约申请，统筹安排。根据会议内容，由各办公室指定专人归口负责，归口负责人负责相关会议的准备、协调和保障工作；学院大规模或重要会议（包括承接学校重要会议），由学院党政办公室负责。在优先充分满足学院工作的条件下，开放部分会议室用于院内课题组预约申请开展学术活动。
3.会议室内一般状态下只配置桌椅、音视频、空调、电源等基础设施，笔记本电脑、激光笔、席卡、指示牌、茶水等物品及设施，由归口负责人申请使用或由课题组自行准备。
4.使用会议室内设备时，须在指定地方平稳接插电源线、通讯线，原则上不允许擅自改变设备的位置、连接、设置参数等。若因工作需要必须改变，须在预约时另行申请，并提前与会议室管理员沟通调试，会后务必还原设备位置及相关设置。
二、会议室使用范围
会议室 | 使用范围 |
W115、W121、W210、C220、S326会议室 | 用于学院及系、所、中心的各方面党务、行政工作会议和学术座谈活动。 |
化西一楼创隆厅； 曾昭抡学术报告厅（查全性楼C512）； 查全性楼C510会议室 | 原则上只用于学院层面上召开的会议或活动，包括学院党委会、党政联席会、全院教职工大会、上级领导或重要单位来访会议、重要学术活动、重要学生活动、重要校友活动等重要活动。 |
各类小型接待、班会、上课、排练节目等一般性活动，原则上不得占用会议室。
按照学校相关文件精神，结合化学大楼的特殊情况，化西一楼创隆厅将有限纳入学校共享，经学院严格审批可对外提供有偿服务。
三、会议室审批使用程序
所有会议室均需预约申请审批方可使用。严格遵守学校关于意识形态工作的各项规定开展活动，坚持“谁申请谁负责”“谁预约谁负责”的原则。
1. 会议室使用实行预约申请审批制度，使用单位应至少提前1天预约申请。
① 线上申请审批使用流程（W115、W121、W210、C220、S326）：“钉钉”APP “有成会议”预约→登记相关信息→会议室管理人员线上审批→保存审批截图→在化西一楼物业办公室登记相关信息→开门使用→在预约的时间内完成→清理会议室关闭电源→报告会议室管理员关门。
② C512报告厅、C510会议室采用申请线下申请审批使用流程：填写《会议室使用申请表（附件1）》（见附件）→分管领导或导师审批→会议室管理人员（W113）核对时间开具使用审批单→在化西一楼物业办公室（W113）登记→开门使用→在预约的时间内完成→归还相关设备，清理会议室→报告会议室管理员关门。
③ 创隆厅原则上仅用于人数100人以上的重要会议或重大活动，院内使用采用线下申请，线下审批流程：填写《创隆厅使用申请表（附件2）》（见附件）→分管领导审核→学院行政副院长审批→通知会议室管理员与使用申请人对接需求→在会议室管理人员（W113化西一楼物业办公室）的协助下完成→归还相关设备，清理还原会场。
创隆厅有限纳入学校共享，由学院主要负责人审批同意后，按上述流程有偿使用。
会议室审批使用管理一览表
会议室名称 | 位 置 | 容纳人数 | 审批方式 |
王星拱学术会议室 | 化西W121 | 30 | 线上申请审批① |
W115会议室 | 化西W115 | 20 | 线上申请审批① |
卓仁禧学术会议室 | 化西W210 | 40 | 线上申请审批① |
党建活动室 | 化中C220 | 30 | 线上申请审批① |
曾云鹗学术会议室 | 化南S326 | 30 | 线上申请审批① |
C510会议室 | 查全性楼C510 | 20 | 线下申请审批② |
曾昭抡学术报告厅 | 查全性楼C512 | 100 | 线下申请审批② |
创隆厅 | 化西一楼 | 300 | 线下申请审批③ |
会议室审批咨询：党政办公室（C509） 电话：027-68754067。
2.会议室安排原则上按申请时间先后顺序确定。若有冲突，以全院性活动优先。
3.会议室一般不借外单位使用，也不允许私人使用。确有需要，须填写“会议室使用申请表”，经学院行政副院长审批，按照线下审批流程办理。室内设备和家具概不外借。
4.会议室预约遵照“谁预约谁负责”，由归口负责人或使用负责人按时开始会议，遵守会议室使用规定。如会议取消请及时办理取消流程，提高会议室使用效率。
四、会议室使用责任
1. 使用学院会议室时，归口负责人或使用负责人应督促使用人员爱护公共财产，保持环境卫生，并确保使用安全。
2. 会议室内的桌椅、设备等未经许可，不得随意搬动或挪作他用，如有损坏或遗失，必须照价赔偿。如确需暂借相关桌椅等，须提前持书面报告到学院安全与实验室管理办公室办理手续，经分管领导审批同意后方可借用，并于事后及时归还、恢复原状。
3.原则上不得在学院内外悬挂条幅，提倡使用电子屏；严禁在会议室内乱贴乱画，确需悬挂条幅、张贴海报的，不得损坏墙壁和桌面，不得影响后续使用；会议或活动结束后，应自行清理条幅、海报、会议材料等相关物品，并带走废弃物品。
4.离开会议室时必须将用具、座椅等复位，关闭门、窗和全部设备电源，认真检查，切实做好防火、防盗等安全工作，如因使用方原因造成失窃、火灾或其他损失的，则由使用方承担相应责任。
5.学院会议室内外安装有监控，对不遵守上述要求的使用者，或无预约占用会议室者，学院将视其情节轻重，给予责令整改、通报批评、暂停使用会议室权限等处理措施。
五、本办法自颁布之日施行，由学院党政办公室负责解释。
武汉大学化学与分子科学学院
2023年12月5日
